56. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса в профильное структурное подразделение государственного архива.
57. Руководитель профильного подразделения государственного архива обеспечивает оперативное рассмотрение запросов пользователей, доведение их до исполнителей.
58. Специалисты профильного структурного подразделения государственного архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в государственном архиве архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения архивных документов, необходимых для исполнения запросов пользователей.
59. Государственный архив письменно запрашивает пользователя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе пользователя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах или нечетко, неправильно сформулированного запроса.
60. Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.
61. Результатом выполнения административной процедуры является определение:
1) правомочности получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну, и сведений конфиденциального характера;
2) степени полноты сведений, содержащихся в запросе пользователя, необходимых для проведения поисковой работы;
3) местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
4) адресов конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос пользователя.
62. Сведения о выполнении административной процедуры фиксируются в системе документооборота и делопроизводства государственного архива.