68. Основанием для начала административной процедуры является направление запроса пользователя на исполнение по принадлежности в профильное подразделение государственного архива.
69. Профильное подразделение государственного архива осуществляет в установленном порядке регистрацию запросов, передачу их на исполнение, поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов. По результатам поиска органы и организации готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии. Срок исполнения запросов - 30 дней со дня их регистрации:
1) текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов;
2) несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие только одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала");
3) сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку;
4) в примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво");
5) в тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка;
6) после текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события;
7) в архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью государственного архива;
8) архивные справки должны оформляться на бланке организации. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются;
9) архивная справка подписывается руководителем государственного архива, заверяется печатью государственного архива, на ней проставляется номер и дата составления;
10) в архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием;
11) в примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д.;
12) отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения, архивного документа;
13) аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя государственного архива или уполномоченного должностного лица и печатью государственного архива;
14) на обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью государственного архива и подписью его руководителя.
70. При отсутствии результата в ходе исполнения запроса в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке государственного архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемую копию архивного документа или архивную справку. При необходимости ответ заверяется печатью государственного архива.
(п. 70 в ред. Приказа Управления архивами Свердловской области от 15.07.2016 N 27-01-33/158)
71. Исключен. - Приказ Управления архивами Свердловской области от 15.07.2016 N 27-01-33/158.
72. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
73. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения пользователя или его доверенного лица выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
74. Результатом административной процедуры является направление ответа пользователю. Рассмотрение запроса пользователя считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, пользователь проинформирован о результатах рассмотрения.
75. Сведения о выполнении административной процедуры фиксируются в системе документооборота и делопроизводства государственного архива.