16.1. Номенклатура дел.
Номенклатура дел составляется в каждом отраслевом (функциональном) и территориальном органе администрации городского округа на основе действующих типовых либо отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения. Требования к оформлению номенклатуры дел представлены в Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа "Город Чита".
Составленная номенклатура дел подписывается составителем, после чего подлежит согласованию на заседании экспертной комиссии (далее - ЭК) данного органа управления.
После согласования номенклатуры дел на заседании ЭК номенклатура дел передается в отдел по делам архивов администрации городского округа для подготовки заключения и направления ее для дальнейшего согласования на заседании Экспертно-проверочной комиссии Департамента по делам архивов Забайкальского края (далее - ЭПК).
Согласованная протоколом ЭПК номенклатура дел утверждается руководителем органа управления. Копия утвержденной номенклатуры передается в отдел по делам архивов для организации текущего контроля.
Номенклатура дел согласовывается с архивным органом не реже одного раза в 5 лет.
В случае изменения функций и структуры в отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации городского округа, а также при заведении дополнительных дел номенклатура дел подлежит пересоставлению и пересогласованию, о чем в письменном виде сообщается в отдел по делам архивов.
16.2. Описи дел.
В отраслевом (функциональном) и территориальном органе администрации городского округа описи дел составляются ежегодно по истечении делопроизводственного года по установленной форме под непосредственным методическим руководством отдела по делам архивов, но не позднее 2 лет после окончания делопроизводственного года.
Требования к оформлению описей дел, а также установленные формы описей представлены в Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа.
Составленная опись дел подписывается составителем, после чего подлежит согласованию на заседании экспертной комиссии (ЭК) данного органа управления.
После согласования описи дел на заседании ЭК опись дел передается в отдел по делам архивов администрации городского округа для подготовки заключения и направления их для дальнейшего согласования (утверждения) на заседании ЭПК.
Согласованная протоколом ЭПК опись дел утверждается руководителем отраслевого (функционального) или территориального органа администрации городского округа. После чего 3 экземпляра описи дел постоянного хранения и 1 экземпляр описи дел по личному составу передаются в отдел по делам архивов аппарата для организации последующего контроля и планирования приема документов на муниципальное хранение по истечении сроков ведомственного хранения документов в отраслевом (функциональном) и территориальном органе администрации городского округа.
16.3. Прием и последующее хранение дел.
Организацией приема и последующего хранения и использования документов, образующихся в деятельности отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации городского округа, муниципальных учреждений и предприятий, занимается структурное подразделение - отдел по делам архивов администрации городского округа "Город Чита" (Муниципальный архив).
Отдел по делам архивов составляет на текущий год план-график сдачи приемки дел на основе списка источников комплектования в соответствии с цикличностью ведомственного хранения документов в органах управления. На основании плана-графика отдел по делам архивов за месяц направляет организациям - источникам комплектования письменное уведомление о наступлении срока сдачи дел на муниципальное хранение и необходимости их передачи в отдел по делам архивов в соответствии с действующими нормами и правилами.
Внеплановый прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации организации - источника комплектования, не имеющей правопреемника.
В процессе подготовки к передаче дел на муниципальное хранение отдел по делам архивов оказывает:
- методическую помощь путем ознакомления специалистов организаций - источников комплектования с действующими нормами и правилами хранения и комплектования архивных документов, проводит консультативные беседы с данными специалистами. При необходимости проводит наглядное ознакомление с делами и документами, находящимися на хранении в отделе по делам архивов;
- содействие в согласовании и утверждении комплекта учетных документов (описей дел документов), разъясняет порядок их действий.
Требования к формированию и оформлению дел, а также образцы обложек дел, описей дел документов постоянного срока хранения и по личному составу содержатся в Инструкции по делопроизводству администрации городского округа "Город Чита".
Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на муниципальное хранение, составляемым в 2-х экземплярах.
При первом приеме документов от организации - источника комплектования принимается также историческая справка о фондообразователе.
Дела передаются на постоянное хранение в специальных архивных коробах установленного образца.
Все расходы на оформление и доставку дел несет организация - источник комплектования.