Опись дела - архивный справочник, содержащий перечень дел, предназначенный для их учета (приложение 14 к настоящей Инструкции).
Годовой раздел описи (далее - опись) составляется отдельно на:
дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения;
дела по личному составу;
личные дела муниципальных служащих (могут не выделяться в отдельную опись).
Описи составляются строго по установленным формам, отступление от которых недопустимо, в соответствии с нормативными требованиями:
каждое дело (том) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
нумерация дел в описи сквозная. Графа "Номер дела" продолжает нумерацию сводной описи дел за предыдущий год;
заголовки дел вносятся в точном соответствии с номенклатурой дел и с заголовком на обложке дела;
при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью указывается заголовок первого дела (тома), а все остальные обозначаются словами "То же" (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью в первой строке);
графы "Индекс дела", "Крайние даты", "Количество листов", "Срок хранения" (для описи дел временного хранения и дел по личному составу) заполняются в соответствии с данными на обложке дела;
графа "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, наличии или отсутствии дел, местонахождении дел, наличии копий и так далее.
Систематизация дел в описи соответствует систематизации в номенклатуре дел.