9.1. Копии архивных документов выдаются заверенными в соответствии с пунктом 4.3.20 настоящей Инструкции.
(в ред. распоряжения Администрации г. Перми от 03.08.2022 N 89)
9.2. Если документ требуется сброшюровать (для представления в банк, судебные органы, нотариальных сделок), то на левом поле документа делается четыре прокола (на расстоянии 5 см), через которые пропускается скрепляющий материал (хлопчатобумажная нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (размером 10 x 6 см) с заверительной надписью, например:
Прошито и пронумеровано 6 (шесть) листов.
Верно
Специалист делопроизводственной службы
департамента ____________
администрации города Перми
_______________________ И.О. Ф.
(личная подпись)
Дата
М.П.
Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать лист, на который он наклеен.
9.3. Если необходимо воспроизвести только часть текста документа (отдельные пункты), то оформляется выписка. В правом верхнем углу первого листа выписки документа пишется слово "ВЫПИСКА" (прописными буквами).
Выписки из документов оформляются на соответствующем бланке документа.
При оформлении выписки печатается дата, регистрационный номер, заголовок, преамбула, а затем - дословная запись необходимой части текста. Ниже текста указывается должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего подлинник документа.
В выписку из приложения к документу включается реквизит "Приложение", ссылка на вид документа, дату и регистрационный номер, заголовок к приложению, дословная запись необходимой части текста, заверительная надпись "Верно".
Выписка заверяется печатью, предусмотренной для заверения копий документа. Оттиск печати должен быть хорошо читаем.
9.4. Выдача дел во временное пользование другим подразделениям администрации города Перми производится с разрешения руководителя на срок не более одного месяца под расписку. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя делопроизводственной службы с оформлением акта о выдаче во временное пользование (приложение 21 к Правилам хранения документов). На выданное дело составляется карта-заместитель.