3.10.1. Документ снимается с контроля после фактического выполнения всех поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
В СЭД при завершении процесса по исполнению документа, резолюции или поручения исполнитель на закладке "Комментарии" заносит информацию об исполнении документа, дату и регистрационный номер ответного письма.
В СЭД документ считается исполненным после завершения всех этапов многоуровневой проверки в соответствии с процессом по исполнению документа, резолюции или поручения.
3.10.2. Отметка об исполнении документа в СЭД, по которому не предусмотрена подготовка ответа, оформляется исполнителем на закладке "Комментарии", например: "сообщено по телефону...", "проведено совещание...", "издано постановление..." и тому подобное.
3.10.3. Руководитель, помощники руководителей, управление по общим вопросам, делопроизводственные службы принимают решение о снятии документа с контроля после изучения всех представленных документов (копии ответа заявителю, протокола совещания, копии правового акта, служебной записки, если проведена встреча с заявителем и он не настаивает на подготовке письменного ответа и так далее).
3.10.4. Управлением по общим вопросам, делопроизводственными службами осуществляется мониторинг за состоянием исполнительской дисциплины в администрации города Перми. Еженедельно, ежемесячно проводится мониторинг неисполненных документов, составляются перечни подлежащих исполнению документов и доводится информация до исполнителей и руководителей подразделений администрации города Перми.
Контролируемые в течение месяца и неисполненные прошлых периодов документы учитываются при подсчете исполнительской дисциплины подразделений администрации города Перми.
Анализ рассмотрения и исполнения документов проводится на основе данных аналитической подсистемы СЭД или Программных модулей.