В МБУ "Архив города Перми" передаются на хранение дела с исполненными документами постоянного хранения. Дела передаются после ведомственного хранения не позднее чем через 5 лет после их завершения в делопроизводстве.
Передача дел производится по описям (приложение 9 к Правилам хранения документов).
(в ред. распоряжения Администрации г. Перми от 30.05.2024 N 69)
Передача дел в МБУ "Архив города Перми" осуществляется по графику, составленному МБУ "Архив города Перми".
Прием каждого дела производится с проставлением в описи (в обоих экземплярах) отметки о наличии дела, указанием количества фактически принятых дел, номеров отсутствующих дел, даты приема-передачи дел, подписей сдающего и принимающего.
Вместе с делами в МБУ "Архив города Перми" передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства, базы данных, содержащие информацию о документах. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись дел.
Дела по личному составу и временного (до 10 лет включительно) хранения в МБУ "Архив города Перми" не передаются.
Порядок передачи, дальнейшего хранения и использования документов при реорганизации или ликвидации подразделений администрации города Перми регулируется правовыми актами о реорганизации или ликвидации подразделений администрации города Перми.
Передача документов ликвидируемых подразделений администрации города Перми осуществляется ликвидационной комиссией.
В состав ликвидационной комиссии кроме специалиста, ответственного за ведение архива подразделения, должны входить представители МБУ "Архив города Перми".
При ликвидации подразделения администрации города Перми:
документы постоянного хранения и документы по личному составу должны быть переданы в МБУ "Архив города Перми";
документы временного хранения с неистекшими сроками должны быть переданы на архивное хранение:
от источников комплектования архива администрации города Перми - в архив администрации города Перми;