Отбор документов к уничтожению производится после составления и утверждения годовых разделов описей дел за этот же период.
Документы по истечении срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Для составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, используются номенклатура дел на соответствующий период и Перечень документов с указанием сроков хранения. В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включаются дела с истекшим сроком хранения на 1 января года, в котором составлен акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, вместе с годовыми разделами сводных описей дел представляется к рассмотрению на заседании ЭК, утверждается руководителем подразделения администрации города Перми или руководителем аппарата администрации города Перми. После утверждения документы, не подлежащие хранению, уничтожаются. Наряду с уничтожением документов в бумажном виде производится уничтожение документов, указанных в акте, в СЭД.
Включенные в акт документы уничтожаются децентрализованно, в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, делается отметка о дате, месте и способе уничтожения документов. Использование документов для хозяйственных нужд запрещается. Не допускается уничтожение документов с истекшим сроком хранения по месту их формирования.