5.3.1. Протокол содержит последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.
Все мероприятия коллегиального органа, а также переговорные мероприятия, по итогам которых вырабатываются решения, подлежат протоколированию.
5.3.2. При составлении протокола необходимо обеспечить юридическую силу документа, которая определяется наличием всех необходимых реквизитов и правильным их оформлением.
Протокол оформляется на стандартных листах формата А4 с указанием обязательных реквизитов:
наименования документа ПРОТОКОЛ (печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру);
наименования вида заседания, совещания (отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами и выравнивается по центру);
места проведения заседания, совещания (выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "Дата" и "N" протокола одинарным межстрочным интервалом);
даты и номера протокола (дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через интервал ниже предыдущего реквизита, номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера);
основной части протокола (печатается через 1 межстрочный интервал);
подписи (отделяется от текста двумя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица (председатель, секретарь), личные подписи, расшифровку подписей (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.
В администрации города Перми протоколы могут оформляться в полной или краткой форме. Полный протокол фиксирует обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, передает содержание докладов и выступлений участников совещания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Краткий протокол, в отличие от полного, не дает представления о ходе обсуждения вопросов повестки дня, высказанных мнениях, не показывает, как проходила выработка управленческого решения, раздел "ВЫСТУПИЛИ" может присутствовать в виде указания фамилий выступавших.
5.3.3. Текст полного протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола начинается с указания:
фамилий и инициалов председателя и секретаря в именительном падеже (при проведении оперативных совещаний эта часть протокола может отсутствовать);