7.1. Задачи и функции архива подразделения определяются на основании Положения об архиве подразделения, утвержденного руководителем подразделения администрации города Перми (для архива администрации города Перми - руководителем аппарата администрации города Перми), после согласования с МБУ "Архив города Перми". Ведение архива подразделения осуществляется ответственным сотрудником подразделения администрации города Перми. Руководитель подразделения администрации города Перми принимает меры по обеспечению рабочего места специалиста, ответственного за ведение архива подразделения, и созданию условий сохранности документов.
Для обеспечения сохранности документов архива подразделения проводится комплекс работ:
создание оптимальных условий хранения документов;
размещение документов;
соблюдение порядка выдачи дел;
учет документов.
При смене специалиста, ответственного за ведение архива подразделения, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 8 к настоящей Инструкции).
7.2. Создание оптимальных условий хранения документов обеспечиваются:
предоставлением отдельного помещения - архивохранилища, которое должно быть оборудовано и приспособлено для хранения документов в соответствии с нормативными требованиями Федеральной архивной службы России;
оборудованием архивохранилища средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
применением оборудования для хранения документов - стеллажей, сейфов, коробок;
созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении хранилища;
проведением санитарно-гигиенических мероприятий.
7.3. Размещение документов в архивохранилище обеспечивает создание оптимальных условий хранения архивных документов, ежегодное движение дел, оперативный поиск и использование документов.