Формирование дел - это группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формирование дел в администрации города Перми осуществляется децентрализованно по месту их образования сотрудниками подразделений администрации города Перми. Контроль за правильным формированием и оформлением дел осуществляется делопроизводственной службой.
При формировании дел необходимо соблюдать основные правила и помещать в дело:
документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре;
документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации);
раздельно документы разных сроков хранения;
документы, относящиеся к решению одного вопроса.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, проекты документов, дубликаты, черновики, конверты.
Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. При наличии нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением слов "Том 1", "Том 2" и так далее.
Необходимо учитывать особенности формирования в дела документов отдельных категорий.
Служебная корреспонденция формируется в дела отдельно по каждому виду документов (входящие, исходящие, внутренние).
(абзац введен распоряжением Администрации г. Перми от 18.04.2023 N 54)
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями вместе с листом согласования, пояснительной запиской, листом разногласий или листом замечаний (при наличии).
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, документы к заседаниям коллегии.