5.7.1. Осуществление оперативных связей с законодательными (представительными) и исполнительными органами государственной власти Российской Федерации и Пермского края, органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями, организациями, гражданами документируется перепиской. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, просьбы, рекомендации, извещения и так далее.
Создаваемые служебные письма делятся на внутренние и отправляемые, по содержанию - на инициативные и ответные.
Переписка осуществляется в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и другое.
5.7.2. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы, должны иметь реквизиты в соответствии с разделом 4 настоящей Инструкции.
5.7.3. Текст письма размещается только на лицевой стороне бланка, печатается шрифтом Times New Roman N 14. Письмо должно занимать 1-1,5 страницы, остальной текст выносится и оформляется как приложение, за исключением писем в органы прокуратуры, содержание которых оформляется без приложений сплошным текстом.
(в ред. распоряжения Администрации г. Перми от 23.10.2024 N 132)
Если письмо занимает более одной страницы, используется нумерация страниц по центру верхнего поля листа арабскими цифрами, начиная со второй страницы. В тексте письма не используются полужирный шрифт, курсив, подчеркивание, нумерация по пунктам. Информация, оформленная в виде таблицы, размещается только в приложении к письму.
Если в тексте письма или таблице используются сокращенные единицы измерения, они печатаются через пробел (например: тыс. руб., кв. м, тыс. куб. м).
5.7.4. Письмо начинается с обращения. Вступительное обращение помещается по центру письма и выносится в отдельную строку. Заканчивается восклицательным знаком.
При направлении письма нескольким адресатам обращение обычно не применяется или применяется обобщенное обращение, если это возможно.
Например: "Уважаемые коллеги!", "Уважаемые господа!"
После обращения "Господин" не принято указывать инициалы или полные имя и отчество.
В письмах гражданам, если не известны имя, отчество, обращение не применяется.
5.7.5. Письма составляются по схеме: вступление, основная часть, заключение.