6.1.1. Номенклатуры дел, заводимых в подразделениях администрации города Перми, с указанием заголовков дел, сроков их хранения, оформленные в установленном порядке, предназначены для:
организации формирования исполненных документов в дела;
систематизации, учета и поиска дел;
определения сроков хранения документов;
составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о подразделении администрации города Перми, штатным расписанием, Перечнем документов с указанием сроков хранения, номенклатурой дел за предшествующие годы.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки работы и направления деятельности, справочные, контрольные картотеки и журналы учета, переходящие дела, дела ликвидированного подразделения, правопреемником которого является данное подразделение. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.
Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на делопроизводственную службу и руководителя подразделения администрации города Перми.
6.1.2. Функциональные и территориальные органы администрации города Перми являются самостоятельными источниками комплектования МБУ "Архив города Перми";
функциональные подразделения администрации города Перми являются источниками комплектования архива администрации города Перми.
Сводная номенклатура дел подразделений администрации города Перми:
составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение 10 к настоящей Инструкции) при методической помощи МБУ "Архив города Перми";
подписывается специалистом, ответственным за ведение архива подразделения, либо руководителем делопроизводственной службы;