Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление предусматривает комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивку (переплет), нумерацию листов, составление заверительной надписи, внутренней описи (при необходимости).
При подготовке дел к хранению проверяется правильность формирования, оформления (подшиваются только оригиналы документов с подлинной подписью руководителя подразделения, информация на документе должна быть оформлена на одной стороне листа, не включаются документы, распечатанные на черновиках) и соответствие количества дел, включенных в описи, количеству дел в номенклатуре.
Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, в этом случае на обложках оформляются реквизиты для использования в текущем делопроизводстве. Допускается хранение документов в скоросшивателях, в этом случае листы дела не нумеруются, заверительные надписи и внутренние описи не составляются.
Оформление обложки осуществляется при заведении дела и по завершении делопроизводственного года.
В зависимости от срока хранения проводится полное или частичное оформление обложки дела.
Полному оформлению подлежат обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу.
Обложка дела в текущем делопроизводстве оформляется по установленной форме с указанием реквизитов и сведений (приложение 12 к настоящей Инструкции):
полное наименование подразделения администрации города Перми;
индекс дела переносится из номенклатуры дел;
заголовок дела (при необходимости с подзаголовком) переносится из номенклатуры дел;
срок хранения переносится из номенклатуры дел.
На обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения по окончании делопроизводственного года вносятся изменения и дополнения: уточняются заголовки, крайние даты, номера документов в деле и дополняются в обложки (приложение 13 к настоящей Инструкции):
номер тома или части указывается в случае, если за год образуется более одного тома (части);
дата дела (тома, части) - дата заведения и окончания дела с обозначением месяца (словом) и года или числа, месяца (словом), года в соответствии с самым ранним и самым поздним документом дела (10 января 2012 года - 30 декабря 2012 года);