3.1.1. Делопроизводство в администрации города Перми осуществляется с использованием системы электронного документооборота (СЭД), предназначенной для регистрации и учета, сопровождения документов, доведения электронных документов, электронных копий документов и поручений по исполнению документа до исполнителей, подготовки проектов поручений по исполнению документов, подготовки и согласования проектов документов, контроля исполнения документов, справочно-информационной работы.
В подразделениях администрации города Перми с учетом специфики обработки документации используются прочие программные модули: автоматизированная информационная система обеспечения градостроительной деятельности в городе Перми (АИСОГД), "Обращения жителей" (ИСОЖ), информационная система управления землями (ИСУЗ), программный комплекс SAUMI (система автоматизированного учета муниципального имущества), информационная система "Картотека судебных дел" и другие (далее - Программные модули).
Работа в СЭД и Программных модулях основывается на принципе однократной регистрации документов.
Программное обеспечение СЭД позволяет организовать и автоматизировать процессы работы с документами. Автоматическая маршрутизация документов обеспечивается наличием в СЭД определенного количества заданных процессов (маршрутов), прохождение по которым позволяет передавать документ от одного исполнителя другому в соответствии с реальным процессом работы с документом от этапа создания до этапов согласования, подписания.
3.1.2. Основные принципы работы СЭД:
автоматизация процессов создания, обмена, обработки и хранения электронных документов, архивного хранения электронных документов и организации потоков работ;
запрет на обработку и хранение информации ограниченного доступа, информации, содержащей сведения, относящиеся к государственной тайне, информации, содержащей сведения конфиденциального характера (в том числе персональные данные), информации, распространение которой в Российской Федерации запрещено.
3.1.3. Порядок подключения сотрудников к СЭД.
Подключение к СЭД в качестве пользователей СЭД осуществляется на основании заявок, направленных в Службу поддержки пользователей информационных систем Аппарата Правительства Пермского края (далее - СПП). Права пользователей в СЭД определяются в соответствии с должностными обязанностями. Подключение к СЭД производит СПП.
При изменении организационной структуры подразделений администрации города Перми, перемещении, увольнении, замещении сотрудников соответствующая информация направляется в СПП посредством заявки или пакета заявок.
Права доступа для работы в СЭД устанавливаются СПП. Кроме установки типовых прав доступа для пользователей может осуществляться индивидуальная настройка прав доступа к отдельным документам, типам документов путем определения бизнес-групп пользователей СЭД и присвоения им определенных ролей.
3.1.4. Документы, поступившие в администрацию города Перми или должностным лицам администрации города Перми в виде электронного документа, равнозначны документам на бумажном носителе.
3.1.5. Электронный документ, сформированный в СЭД с применением ЭП, имеет юридическую силу, равную силе аналогичного документа, подписанного на бумажном носителе, и влечет для данного документа правовые последствия.
3.1.6. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.