4.1. Служебное удостоверение является документом строгой отчетности, имеет порядковый номер регистрации.
4.2. Служебное удостоверение не подлежит передаче третьим лицам.
4.3. Ответственный за учет и выдачу служебных удостоверений ежегодно (до 20 февраля года, следующего за отчетным годом) подготавливает:
сведения о действующих служебных удостоверениях согласно приложению 4 к настоящему Положению;
сведения о недействительных в отчетный период служебных удостоверениях согласно приложению 5 к настоящему Положению.
4.4. Хранение и уничтожение служебных удостоверений и (или) внутренних вклеек служебных удостоверений обеспечивает ответственный за учет и выдачу служебных удостоверений. Служебные удостоверения до момента выдачи, а также подлежащие уничтожению хранятся в несгораемых шкафах.
4.5. Недействительные служебные удостоверения, за исключением случаев, предусмотренных подпунктами "в", "г" пункта 3.1 настоящего Положения, ежегодно (до 20 февраля года, следующего за отчетным годом) уничтожаются комиссией по уничтожению служебных удостоверений, состав которой утверждается распоряжением Председателя Законодательного Собрания автономного округа, что оформляется актом, утвержденным распоряжением Председателя Законодательного Собрания автономного округа (приложение 6). Дата, номер акта заносятся в книгу учета выданных служебных удостоверений. Уничтожению подлежат внутренние вклейки служебных удостоверений и пришедшие в негодность, потерявшие надлежащий вид обложки служебных удостоверений.
Пригодная для дальнейшего применения обложка служебного удостоверения остается у ответственного за учет и выдачу служебных удостоверений и используется при изготовлении и оформлении новых служебных удостоверений.