5.1. Отправка (передача) документов с пометкой "Для служебного пользования", подписанных (утвержденных) губернатором Воронежской области, заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства Воронежской области, заместителями председателя правительства Воронежской области, производится Ответственными сотрудниками организационного управления правительства Воронежской области. Второй экземпляр документа (с визами и всеми приложениями к нему, содержащими подлинные подписи должностных лиц) остается в организационном управлении правительства Воронежской области.
В отношении документов, подготовленных на бланках должностного лица правительства Воронежской области или подписанных руководителями структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области, отправка (передача) осуществляется Ответственными сотрудниками структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области. В этом случае второй экземпляр документа остается в соответствующем структурном подразделении правительства Воронежской области или исполнительном органе государственной власти Воронежской области.
5.2. Отправка (передача) документов, Машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" производится в законвертованном виде с использованием светонепроницаемых пакетов/конвертов, при необходимости документы обертываются светонепроницаемой бумагой.
На пакете/конверте кроме необходимых почтовых реквизитов в правом верхнем углу делается пометка "Для служебного пользования", под ней указываются учетные номера всех документов, которые вкладываются в пакет/конверт. Если документ отправляется с сопроводительным письмом, то проставляется учетный номер только сопроводительного письма, например:
Для служебного пользования
Уч. N 00/1ДСП
5.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования", подготовленные на бланках должностного лица правительства Воронежской области или подписанные руководителями структурных подразделений правительства Воронежской области, а также правовые акты губернатора Воронежской области, правительства Воронежской области с пометкой "Для служебного пользования", передаваемые для отправки в организационное управление правительства Воронежской области, должны быть запечатаны в пакет/конверт, оформленный с учетом требований пункта 5.2 настоящей Инструкции.
5.4. Перед помещением документов, Машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" в пакет/конверт Ответственный сотрудник проверяет соответствие данных на документах и пакете/конверте, комплектность документов, в документах пересчитывает количество листов и соответствие их учетным данным. В документах, имеющих приложения, Ответственный сотрудник также проверяет соответствие названий, учетных номеров, ограничительной пометки, номеров экземпляров, количества листов приложения (с просчетом листов) записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме).
5.5. Документы, Машинные носители информации с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются заказными почтовыми отправлениями.
Документы за подписью губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства Воронежской области, заместителей председателя правительства Воронежской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Воронежской области допускается направлять фельдъегерской или специальной связью по реестру, оформленному в 2 экземплярах по установленной этими службами форме.
Разрешается передача документов, Машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" нарочно в светонепроницаемых папках по реестру, оформленному в 2 экземплярах согласно приложению N 9 к настоящей Инструкции.
Реестры хранятся у Ответственных сотрудников в течение 3 лет.
5.6. Передача документов, Машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" между структурными подразделениями правительства Воронежской области, исполнительными органами государственной власти Воронежской области осуществляется только через Ответственных сотрудников структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области нарочно в светонепроницаемых папках по описи.
Сведения о поступивших таким образом документах Ответственным сотрудником заносятся в журнал регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в порядке, определенном пунктом 3.6 настоящей Инструкции.
В отношении поступивших Машинных носителей информации сведения заносятся в журнал регистрации машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в порядке, определенном пунктом 3.7 настоящей Инструкции.
В случае возврата документа, Машинного носителя информации Ответственный сотрудник в описи заполняет отметку о его обратном приеме.
5.7. Передача документов, Машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" через ячейки организационного управления правительства Воронежской области запрещена.
5.8. При необходимости направления документов, Машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" в два и более адресата составляется список рассылки по форме согласно приложению N 10 к настоящей Инструкции, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Список рассылки подписывается Руководителем и хранится вместе с остающимся на правах подлинника экземпляром документа.
5.9. Отправка (передача) Машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется только с сопроводительным письмом, имеющим соответствующую пометку.
5.10. Отправка (передача) документов, Машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования", поступивших из других организаций, сторонним организациям разрешается только с письменного разрешения организации, подготовившей документ.
5.11. Передача служебной информации ограниченного распространения по незащищенным каналам связи, в том числе средствами единой информационно-телекоммуникационной сети правительства Воронежской области, факсимильной связи и электронной почты, запрещена.