4.1. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
учитываются поэкземплярно;
нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы начиная со второй страницы документа;
обрабатываются, хранятся и пересылаются (передаются) на учтенных Машинных носителях информации;
учитываются перед распечатыванием и подписанием (утверждением).
4.2. Ограничительная пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются исполнителем в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе в две строки с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 14 пунктов через один интервал междустрочный и выравниваются по правому краю. Пометку "Для служебного пользования" на документе допускается проставлять в виде штампа, например:
Для служебного пользования
Экз. N 1
4.3. Для создания документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, Ответственным сотрудником исполнителю выдается под подпись в журнале регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, учетный номер.
Порядковый учетный номер документа состоит из делопроизводственного индекса подразделения, порядкового номера со сквозной нумерацией в пределах календарного года, проставляемого через дробь, и пометки "ДСП".
Для выдачи учетного номера заполняются графы 1, 4 и 10 - 14 журнала регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
Учетный номер проставляется исполнителем в левом нижнем углу каждой страницы документа с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 10 пунктов, например:
00/1ДСП
4.4. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с пометкой "Для служебного пользования" исполнителем в левом нижнем углу должны быть указаны в отдельных строках: учетный номер, количество отпечатанных экземпляров, фамилия и инициалы исполнителя, его служебный телефон и дата выдачи учетного номера. Сведения указываются с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 10 пунктов, через один междустрочный интервал и выравниваются по левому краю, например:
Уч. N 00/1ДСП
отп. 2 экз.
исп. и отп. Петров И.И.
т. 222-22-22
01.01.2015
4.5. Сопроводительные письма к документам, Машинным носителям информации, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, создаются с пометкой "Для служебного пользования" за отдельными учетными номерами.
В сопроводительном письме после текста перечисляются наименования приложений с указанием их учетных номеров, экземпляра, количества листов каждого документа и пометки "ДСП". Если в приложении направляется Машинный носитель информации, то в сопроводительном письме указывается тип машинного носителя, его учетный номер, экземпляр и пометка "ДСП". При наличии нескольких приложений их нумеруют.
Слово "Приложение" печатается с красной строки и заканчивается двоеточием. Текст записи о наличии приложения печатается через один междустрочный интервал.
4.6. После подготовки и печати документа с пометкой "Для служебного пользования" исполнитель:
на экземпляре документа, остающемся в структурном подразделении правительства Воронежской области, исполнительном органе государственной власти Воронежской области на правах подлинника, расписывается на обороте последнего листа рядом со своей фамилией;
осуществляет сбор необходимых виз в рамках своего структурного подразделения правительства Воронежской области или исполнительного органа государственной власти Воронежской области;
подписывает (утверждает) документ у руководителя своего структурного подразделения правительства Воронежской области или исполнительного органа государственной власти Воронежской области (при необходимости);
передает все экземпляры документа Ответственному сотруднику под подпись в графе 15 журнала регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, для регистрации и (или) отправки (передачи).
Неправильно оформленные документы Ответственным сотрудником не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления.