2.1. Правовым актом правительства Воронежской области на основании представления руководителей структурных подразделений правительства Воронежской области, правовыми актами исполнительных органов государственной власти Воронежской области определяются сотрудники, ответственные за прием, регистрацию (учет), размножение, хранение и отправку (передачу) документов, Машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (далее - Ответственные сотрудники), а также перечни помещений, в которых будет осуществляться оперативное и архивное хранение документов, Машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в структурных подразделениях правительства Воронежской области и исполнительных органах государственной власти Воронежской области соответственно.
Ответственные сотрудники назначаются в количестве, достаточном для выполнения возлагаемых на них функций в постоянном режиме.
2.2. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, исполнителем (разработчиком документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения) проставляется пометка "Для служебного пользования".
2.3. К работе с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, допускаются сотрудники структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области, указанные губернатором Воронежской области, заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства Воронежской области, заместителями председателя правительства Воронежской области, руководителями структурных подразделений правительства Воронежской области, руководителями исполнительных органов государственной власти Воронежской области в резолюции по исполнению данных документов (далее - Сотрудники).
2.4. Перед началом обработки служебной информации ограниченного распространения Сотрудники должны быть ознакомлены Ответственным сотрудником с настоящей Инструкцией под подпись в подготовленном им листе ознакомления.
2.5. Сотрудникам, допущенным к работе со служебной информацией ограниченного распространения, запрещается:
без указания губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства Воронежской области, заместителей председателя правительства Воронежской области, руководителей структурных подразделений правительства Воронежской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Воронежской области сообщать устно или письменно кому бы то ни было эти сведения;
выносить документы, Машинные носители информации с пометкой "Для служебного пользования" из служебных помещений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области для работы на дому или в других, не связанных со служебной необходимостью целях.
2.6. Губернатор Воронежской области, заместители губернатора Воронежской области, первые заместители председателя правительства Воронежской области, заместители председателя правительства Воронежской области, руководители структурных подразделений правительства Воронежской области, руководители исполнительных органов государственной власти Воронежской области могут разрешить Сотрудникам вынос из служебных помещений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области документов, Машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" для их визирования или отправки (передачи).
2.7. Ответственные сотрудники, Сотрудники должны контролировать нахождение посторонних лиц в служебных помещениях, в которых осуществляется обработка и хранение служебной информации ограниченного распространения. В рабочее время в случае ухода всех сотрудников и в нерабочее время двери в эти помещения закрываются на ключ, который хранится у сотрудников, работающих в данных помещениях.
Ответственные сотрудники, Сотрудники во время обработки служебной информации ограниченного распространения должны следить за тем, чтобы посторонние лица не могли получить доступ к документам, Машинным носителям информации, прочесть информацию, выводимую на экран монитора, принтер, графопостроитель или устройство размножения документов.
2.8. Документы, Машинные носители информации, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, хранятся в сейфах или закрываемых на ключ шкафах (ящиках) в условиях, препятствующих свободному доступу к ним посторонних лиц.
2.9. Представители сторонних организаций при наличии письменного обращения допускаются к ознакомлению с документами с пометкой "Для служебного пользования" только с разрешения губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства Воронежской области, заместителей председателя правительства Воронежской области, руководителей структурных подразделений правительства Воронежской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Воронежской области, на чье имя поступило обращение.
Выписки из документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, выдаются представителю или направляются в адрес организации, направившей представителя, с пометкой "Для служебного пользования". При этом изготовление выписок с документов, поступивших из сторонних организаций, разрешается только с письменного разрешения организации, подготовившей документ.
2.10. Для регистрации и контроля сроков исполнения документов с пометкой "Для служебного пользования" применяется автоматизированная система документационного обеспечения управления правительства Воронежской области (далее - АС ДОУ) и ведется журнал регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции.
Файлы, содержащие документы с пометкой "Для служебного пользования", в АС ДОУ не размещаются.
2.11. Машинные носители информации, предназначенные для обработки, хранения или передачи служебной информации ограниченного распространения, регистрируются в журнале регистрации машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии с формой, предусмотренной приложением N 2 к настоящей Инструкции.
При регистрации Машинного носителя информации Ответственным сотрудником заполняются графы 1 - 3 и 6 - 8 журнала и на неотделяемой части его корпуса маркером или иным способом, обеспечивающим однозначное прочтение знаков, проставляются следующие учетные реквизиты: учетный номер, номер экземпляра (при наличии) и наименование структурного подразделения правительства Воронежской области или исполнительного органа государственной власти Воронежской области, в котором зарегистрирован носитель.
Порядковый учетный номер Машинного носителя информации состоит из делопроизводственного индекса подразделения, порядкового номера со сквозной нумерацией, проставляемого через дробь и пометки "ДСП", например:
00/1ДСП
2.12. Журналы регистрации документов и Машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, вносятся в номенклатуру дел несекретного делопроизводства с пометкой "ДСП". Перед заполнением журналы регистрации должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью. На обложке журналов указывается пометка "Для служебного пользования", а на обратной стороне последнего листа проставляется заверительная надпись Ответственного сотрудника с указанием количества прошитых листов.
Журналы регистрации хранятся в сейфах или закрываемых на ключ шкафах (ящиках).
2.13. Документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в отдельные дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом к индексу дела, в которое помещены такие документы, добавляется пометка "ДСП", а на обложке указывается пометка "Для служебного пользования".
2.14. Составление делопроизводственных индексов для документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется в порядке, установленном требованиями несекретного делопроизводства с добавлением индекса "ДСП".
2.15. Законченные делопроизводством поступившие и подготовленные документы с пометкой "Для служебного пользования" Ответственным сотрудником подшиваются в дела.
2.16. С момента заведения и до передачи на архивное хранение или уничтожение дела с пометкой "Для служебного пользования" находятся на оперативном хранении по месту их регистрации.
Сроки хранения дел, журналов и порядок их передачи в архив соответствуют требованиям несекретного делопроизводства.
2.17. До 20 января года, следующего за отчетным, документы с пометкой "Для служебного пользования" подшиваются в дела и на каждое дело (том дела) составляется внутренняя опись по форме согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции.