6.1. Размножение (копирование) документов, Машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с поручением губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства Воронежской области, заместителей председателя правительства Воронежской области, руководителей структурных подразделений правительства Воронежской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Воронежской области.
6.2. Снятие копий с документов с пометкой "Для служебного пользования", поступающих губернатору Воронежской области, в правительство Воронежской области, осуществляется Ответственными сотрудниками организационного управления правительства Воронежской области. Размножение документов, поступивших в структурные подразделения правительства Воронежской области, исполнительные органы государственной власти Воронежской области, осуществляется Ответственными сотрудниками структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области.
Размножение правовых актов губернатора Воронежской области, правительства Воронежской области с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется Ответственными сотрудниками организационного управления правительства Воронежской области.
Размножение документов с пометкой "Для служебного пользования" из архивного фонда правительства Воронежской области осуществляется по письменному запросу Ответственными сотрудниками организационного управления правительства Воронежской области.
6.3. Размножение поступивших из сторонних организаций документов, Машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" допускается на основании резолюции по исполнению документа, наряда на размножение (письменно оформленное разрешение на размножение документа) и списка рассылки и осуществляется Ответственными сотрудниками. В отношении документов, Машинных носителей информации, подготовленных в структурных подразделениях правительства Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области, размножение осуществляется Ответственными сотрудниками структурного подразделения правительства Воронежской области, исполнительного органа государственной власти Воронежской области, подготовившего документ, Машинный носитель информации, на основании наряда на размножение и списка рассылки.
Снятие копий с документов, Машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" для сторонних организаций производится по письменному запросу заинтересованной организации на основании списка рассылки и наряда на размножение. При этом снятие копий с документов, Машинных носителей информации, поступивших из других организаций, разрешается только с письменного разрешения организации, подготовившей документ.
6.4. Наряд на размножение оформляется согласно приложению N 11 к настоящей Инструкции, подписывается Руководителем и хранится вместе с размноженным документом.
6.5. Изготовление копий документа, Машинного носителя информации с пометкой "Для служебного пользования" сверх количества, указанного в наряде на размножение, а также изготовление копий документа, Машинного носителя информации для использования в этом же структурном подразделении правительства Воронежской области, исполнительном органе государственной власти Воронежской области запрещается.
6.6. На размножаемом документе Ответственный сотрудник на обороте последнего листа вверху указывает слово "Размножено", номер наряда на размножение и его дату, количество изготовленных экземпляров, а также ставит подпись и дату.
6.7. Дополнительно размноженные экземпляры имеют учетный номер исходного документа, Машинного носителя информации. Учет размноженных документов, Машинных носителей информации осуществляется поэкземплярно, нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров. Номер экземпляра документа проставляется в порядке, аналогичном указанному в пункте 4.2 настоящей Инструкции. В отношении Машинных носителей информации номер экземпляра проставляется в порядке, аналогичном указанному в пункте 2.11 настоящей Инструкции.
Нумерация дополнительно размноженных экземпляров поступивших документов, Машинных носителей информации начинается с единицы. На первой странице изготовленных копий таких документов (на изготовленных копиях Машинных носителей информации) рядом с номером экземпляра Ответственным сотрудником указывается слово "Копия" и номер ее экземпляра.