3.1. Прием и регистрация документов, Машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, поступающих в адрес губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства Воронежской области, заместителей председателя правительства Воронежской области, осуществляется Ответственными сотрудниками организационного управления правительства Воронежской области.
Прием и регистрация документов, Машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, поступающих в адрес руководителей структурных подразделений правительства Воронежской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Воронежской области, осуществляется Ответственными сотрудниками структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области.
Регистрация нормативных правовых актов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, поступающих в адрес губернатора Воронежской области, правительства Воронежской области, осуществляется Ответственными сотрудниками правового управления правительства Воронежской области.
3.2. При получении пакетов/конвертов, содержащих документы с пометкой "Для служебного пользования", Ответственный сотрудник должен:
проверить на пакете/конверте правильность указанного адресата и целостность упаковки;
проверить на сопроводительном документе (реестре) правильность указанного адресата и отправителя;
расписаться в сопроводительном документе (реестре) за принятые пакеты/конверты с проставлением даты и времени (при передаче пакета/конверта нарочно).
Если на пакете/конверте указан другой адресат, то он не принимается.
Ошибочно доставленный пакет/конверт не вскрывается и возвращается в почтовое отделение связи.
3.3. При повреждении упаковки пакета/конверта, содержащего документы с пометкой "Для служебного пользования", Ответственный сотрудник составляет акт в двух экземплярах по форме согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции. Второй экземпляр акта направляется в почтовое отделение связи, доставившее пакет/конверт, или отправителю пакета/конверта, если он доставлен, минуя отделение связи.
3.4. Пакет/конверт должен быть развернут (вскрыт) таким образом, чтобы убедиться, что в нем не осталось вложений.
3.5. В документах проверяется наличие листов, а в документах, имеющих приложения, также соответствие учетных номеров, ограничительной пометки, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме).
При несоответствии на документе и приложении учетных номеров, некомплектности присланных материалов, а также в случае, если документ направлен ошибочно, Ответственным сотрудником составляется акт в двух экземплярах по форме согласно приложению N 7 к настоящей Инструкции, второй экземпляр которого немедленно направляется отправителю с сопроводительным письмом.
Ошибочно присланные документы не регистрируются и возвращаются отправителю за их учетными номерами в новых пакетах/конвертах с вложением в них лицевой стороны пакета/конверта отправителя.
3.6. После вскрытия пакета/конверта и проверки правильности вложений Ответственный сотрудник регистрирует документ, заполняя электронную карточку в базе данных АС ДОУ (далее - Электронная карточка), а также вносит данные в журнал регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 1 к настоящей Инструкции).
При создании Электронной карточки в поле "особые отметки" выбирается значение "ДСП".
Порядковый регистрационный номер документа в Электронной карточке формируется в автоматическом режиме и состоит из индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера в пределах календарного года и пометки "ДСП".
При заполнении журнала регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, используется регистрационный номер документа из Электронной карточки и Ответственным сотрудником заполняются графы 1, 2 (5), 3 (6), 9, 10 и 13 - 15 журнала.
Документы с пометкой "Для служебного пользования", поступившие из структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области, в АС ДОУ не регистрируются.
Для таких документов при заполнении журнала регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, используется регистрационный номер документа из Электронной карточки, созданной в структурном подразделении правительства Воронежской области, исполнительном органе государственной власти Воронежской области, направившем документ. В случае если документ поступил для визирования, подписания (утверждения) и не имеет регистрационный номер для заполнения соответствующего журнала, Ответственным сотрудником используется учетный номер документа.
3.7. Поступившие Машинные носители информации с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются Ответственным сотрудником в журнале регистрации машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 2 к настоящей Инструкции).
При регистрации Машинного носителя информации Ответственным сотрудником заполняются графы 1 - 8 журнала и в порядке, аналогичном указанному в пункте 2.11 настоящей Инструкции, проставляются учетные реквизиты на носителе.
Машинные носители информации с пометкой "Для служебного пользования", поступившие из структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области для ознакомления, визирования, подписания (утверждения) или передачи (отправки) в журнале регистрации машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, не регистрируются.
3.8. Приложения с пометкой "Для служебного пользования" к поступившим сопроводительным письмам без соответствующей пометки регистрируются индивидуально в порядке, указанном в пункте 3.6 настоящей Инструкции.
3.9. Сопроводительные письма с пометкой "Для служебного пользования" к поступившим Машинным носителям информации регистрируются в порядке, указанном в пункте 3.6 настоящей Инструкции.
В случае распечатывания документы с пометкой "Для служебного пользования", поступившие на Машинных носителях информации, регистрируются каждый в порядке, указанном в пункте 3.6 настоящей Инструкции.
3.10. Документы с пометкой "Для служебного пользования", поступившие в адрес губернатора Воронежской области, проходят предварительное рассмотрение и распределение Ответственными сотрудниками организационного управления правительства Воронежской области в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области.
Подготовленные таким образом для рассмотрения губернатором Воронежской области документы после регистрации передаются Ответственными сотрудниками организационного управления правительства Воронежской области в отдел специальной документальной связи и защиты государственной тайны правительства Воронежской области для ознакомления губернатора Воронежской области в порядке, определенном разделом V настоящей Инструкции.