3.14.1. Основанием для начала административной процедуры по ведению и хранению персональных дел по обращению граждан или персональных дел получателей государственной услуги является прием заявления и документов от заявителя (представителя заявителя).
3.14.2. Персональному делу присваивается номер, автоматически присвоенный программным комплексом АС "Адресная социальная помощь".
3.14.3. В персональное дело документы подшиваются в следующей последовательности:
- решение о назначении (отказе в предоставлении) государственной услуги с приложением детализации расчета;
- заявление о предоставлении государственной услуги;
- копия документа, удостоверяющего личность заявителя;
- копия документа о праве на меры социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг;
- сведения об установлении (назначении) пенсии в соответствии с федеральным законодательством о трудовых пенсиях в Российской Федерации (копия пенсионного удостоверения, справка, распечатанная из базы данных Пенсионного фонда РФ) - для граждан, право которых на меры социальной поддержки возникает после установления указанной пенсии;
- копия свидетельства о регистрации по месту пребывания, в случае если гражданин обращается за получением мер социальной поддержки по оплате жилищно-коммунальных услуг по месту пребывания;
- сведения, подтверждающие непредоставление мер социальной поддержки по оплате жилищно-коммунальных услуг по месту жительства, в случае обращения за предоставлением выплат по месту пребывания;
- документы, содержащие сведения о лицах, проживающих совместно с заявителем по месту его жительства (пребывания);
- копии документов, подтверждающих правовые основания отнесения лиц, проживающих совместно с заявителем, к членам его семьи, в случае если на них распространяются меры социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг;
- сведения, содержащие информацию о принадлежности жилого помещения к видам жилищного фонда, - для граждан, пострадавших от радиационного воздействия, и инвалидов;
- копии документов, содержащих сведения о характеристике жилого помещения, видах коммунальных услуг, предоставляемых гражданину, и объемах их потребления за последние 12 месяцев перед подачей заявления о предоставлении выплат или выписки из указанных документов;
- копии документов, удостоверяющие личность и полномочия законного представителя (усыновителя, опекуна, попечителя);
- сведения, подтверждающие непредоставление мер социальной поддержки по оплате жилищно-коммунальных услуг по иным основаниям, при наличии у гражданина одновременно права на меры социальной поддержки (в том числе и при распространении на него права как на члена семьи получателя указанных мер социальной поддержки) в соответствии с законодательством Российской Федерации, Ивановской области;
- иные документы, предусмотренные к приобщению в персональное дело, вшиваются в хронологическом порядке.
3.14.4. Документы, составляющие персональное дело, сформированные в вышеуказанном порядке, вкладываются в обложку и сшиваются скоросшивателем или иным способом.
3.14.5. На лицевой стороне (обложке) персонального дела указываются наименование района (города), фамилия, имя, отчество и адрес заявителя, наименование категории льготополучателя, наименование государственной услуги, за которой обратился заявитель, кратко результат вынесенного решения, номер персонального дела и через дробь указываются порядковый номер и номер журнала, в который внесена запись о приеме заявления и документов.
3.14.6. Сформированные персональные дела хранятся на специально оборудованных стеллажах в течение 3 лет с момента прекращения предоставления (отказа в предоставлении) государственной услуги.
Порядок размещения действующих персональных дел в хранилище (т.е. размещение дел в алфавитном порядке, по номерам личных дел получателей, по отделениям связи и т.д.) определяется приказом по территориальному органу социальной защиты населения.
3.14.7. Персональные дела с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем территориального органа социальной защиты населения.
3.14.8. Результатом административной процедуры является сохранность сформированного персонального дела в течение установленного срока хранения и уничтожение персонального дела при истечении указанного срока.