3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги
Предоставление государственной услуги в Комитете, государственных и муниципальных архивах осуществляется в строгом соответствии с пп. 5.8 - 5.10 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" и включает в себя следующие административные процедуры (приложение 7):
- прием и регистрация запроса о предоставлении информации;
- рассмотрение запроса руководством Комитета, государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики, определение должностного лица, ответственного за исполнение запроса, передача запроса на исполнение;
- анализ тематики запроса, принятие решения о возможности исполнения запроса;
- контроль за совершением действий и принятием решений;
- подготовка и направление ответа Заявителю.
3.1.1. Прием и регистрация запроса о предоставлении информации. Рассмотрение запроса руководством Комитета, государственных и муниципальных архивов:
3.1.1.1. Основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги является поступление запроса в Комитет, государственный или муниципальный архив Удмуртской Республики. Поступившие запросы Заявителей о предоставлении ретроспективной документной информации регистрируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, в установленном порядке в день поступления в регистрационной базе данных и направляются на рассмотрение председателю Комитета, руководителю государственного, муниципального архива или их заместителям (далее - руководитель). При поступлении в Комитет, государственный или муниципальный архив запроса посредством электронных каналов связи он распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке аналогично запросу, полученному на бумажном носителе.
3.1.2. Рассмотрение запроса руководством Комитета, государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики, определение должностного лица, ответственного за исполнение запроса:
3.1.2.1. Запросы органов государственной власти Российской Федерации и Удмуртской Республики о предоставлении информации рассматриваются руководителем в день поступления.
3.1.2.2. Руководитель определяет срок исполнения и должностное лицо, ответственное за исполнение запроса. Срок исполнения запроса не может превышать 30 дней со дня регистрации запроса в Комитете, государственном или муниципальном архиве. В исключительных случаях руководитель вправе продлить срок исполнения запроса на срок не более 30 дней, уведомив об этом Заявителя. Должностным лицом, ответственным за исполнение запроса, является главный (ведущий) специалист.
3.1.2.3. После регистрации и рассмотрения руководителем запрос с резолюцией передается должностному лицу, ответственному за его исполнение.
3.1.3. Анализ тематики запроса, принятие решения о возможности исполнения запроса:
3.1.3.1. Должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, обязано:
- провести анализ тематики поступившего запроса с использованием имеющихся в Комитете, государственных и муниципальных архивах справочно-поисковых средств (архивных справочников) в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса Заявителя;
- определить:
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
правомочность получения Заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;
место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- при выявлении недостаточности сведений, необходимых для исполнения запроса, или нечетко, неправильно сформулированного запроса в течение 5 дней письменно запросить Заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
3.1.3.2. Должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, вправе самостоятельно принимать решения:
- об отказе в приеме документов, оформленных ненадлежащим образом (см. п. 2.10 Регламента);
- о предложении Заявителю обратиться в другой государственный орган или организацию, если принятие решения по интересующему Заявителя вопросу относится к их компетенции;
- о даче Заявителю рекомендации о направлении запроса по принадлежности, при нахождении необходимой ретроспективной информации в федеральных архивах, государственных и муниципальных архивах других субъектов Российской Федерации.
3.1.3.3. По итогам анализа запроса должностное лицо Комитета, государственного или муниципального архива:
- исполняет запрос;
- направляет запрос на исполнение по принадлежности в государственные, муниципальные архивы Удмуртской Республики и информирует об этом Заявителя;