Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация документов;
- подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПМК;
- рассмотрение документов на заседании ЭПМК, принятие решения.
Блок-схема предоставления государственной услуги представлена в приложении 4 к настоящему Регламенту.
3.1. Прием и регистрация документов (приложение 4 к настоящему Регламенту)
Основанием для начала предоставления государственной услуги является представление Заявителем документов, указанных в пункте 2.5 настоящего Регламента, в соответствующий государственный или муниципальный архив. Документы могут быть доставлены посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи, непосредственно представителем Заявителя.
3.1.1. Регистрация документов осуществляется в день их поступления. Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках или журналах.
3.1.2. Прием и регистрацию документов осуществляют ответственные сотрудники соответствующего государственного или муниципального архива, указанные в пункте 2.1.2.1 настоящего Регламента.
3.1.3. Ответственный сотрудник в течение 3 рабочих дней проверяет правильность оформления представленных документов в соответствии с пунктом 2.3.1 настоящего Регламента.
3.1.3.1. Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полном количестве экземпляров, ответственный сотрудник готовит документы к согласованию в соответствии с административной процедурой "Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПМК".
3.1.3.2. При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пункте 2.3.1 настоящего Регламента, ответственный сотрудник информирует об этом Заявителя по телефону не позднее 3 дней со дня поступления документов. Ответственный сотрудник объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, согласовывает дату и время консультации по устранению нарушений. Информирование по просьбе Заявителя может осуществляться письменно путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или путем размещения ответа на официальных сайтах в зависимости от способа доставки ответа, указанного Заявителем. Письменная информация подписывается руководителем соответствующего государственного или муниципального архива.
3.1.3.3. Если Заявитель в течение 30 календарных дней с момента регистрации представит документы, надлежащим образом оформленные и в полном количестве экземпляров, повторно выполняется административная процедура, предусмотренная пунктами 3.1.2 - 3.1.3.1 настоящего Регламента.
3.1.3.4. Если по истечении 30 календарных дней с момента регистрации Заявитель не представит в соответствующий государственный или муниципальный архив надлежащим образом оформленные документы, ответственный сотрудник не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения тридцатидневного срока ожидания) возвращает представленные документы соответствующему Заявителю по почте, уведомив об этом по телефону, или по желанию Заявителя непосредственно в руки его представителю.
3.2. Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПМК (приложение 4-1 к настоящему Регламенту)
3.2.1. Ответственный сотрудник государственного или муниципального архива не позднее 3 рабочих дней с момента регистрации документов составляет сопроводительный лист со своим заключением о качестве подготовки документов, указанных в пункте 2.5 настоящего Регламента, по каждому источнику комплектования (приложение 6 к настоящему Регламенту).
3.2.2. Комплекс документов, указанных в пункте 2.5 и подготовленных в соответствии с пунктом 3.2.1 настоящего Регламента, с сопроводительным письмом за подписью руководителя соответствующего государственного или муниципального архива направляется секретарю ЭПМК не позднее чем за 5 рабочих дней до очередного заседания ЭПМК для включения вопроса в повестку дня очередного заседания ЭПМК.
3.2.3. Секретарь ЭПМК, назначаемый приказом председателя Комитета из числа сотрудников Комитета, формирует повестку дня заседания ЭПМК и организует рецензирование документов, указанных в пункте 2.5 настоящего Регламента, в соответствии с Регламентом работы ЭПМК, утвержденным приказом председателя Комитета.
Экспертами (рецензентами) выступают члены ЭПМК, назначаемые приказом председателя Комитета.
3.2.4. Эксперты (рецензенты) проверяют представленные документы на соответствие требованиям, указанным в пункте 2.3.2 настоящего Регламента, и составляют Заключение эксперта о качестве документа (приложение 3 к настоящему Регламенту). Заключение составляется на каждый вид документа.
3.3. Рассмотрение документов на заседании ЭПМК, принятие решения (приложение 4-2 к настоящему Регламенту)
3.3.1. Рассмотрение документов, указанных в пункте 2.5 настоящего Регламента, на заседании ЭПМК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний ЭПМК, установленной Регламентом работы ЭПМК, утвержденным приказом председателя Комитета.
3.3.2. Решение ЭПМК оформляется секретарем ЭПМК в течение 3 рабочих дней после утверждения протокола заседания председателем Комитета в соответствии с пунктом 1.5 настоящего Регламента.
3.3.3. Оформленные документы, указанные в пунктах 1.5 и 2.5 настоящего Регламента, передаются секретарем ЭПМК в соответствующие государственные и муниципальные архивы для направления в адрес источников комплектования.
3.3.4. Если Заявитель, которому решением ЭПМК отказано в согласовании документов в соответствии с пунктом 2.3.2 настоящего Регламента, представит в соответствующий государственный или муниципальный архив доработанные документы (пункт 2.5 настоящего Регламента), повторно выполняются административные процедуры, предусмотренные разделом III настоящего Регламента.