3.1. Основными задачами Архива документов о приватизации имущества Пензенской области являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве;
3.1.3. подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение в соответствии с законодательством РФ;
3.1.4. осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве;
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Архив документов о приватизации имущества Пензенской области осуществляет следующие функции:
3.2.1. разрабатывает совместно с Министерством культуры и архива Пензенской области графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего Федерального государственного архива РФ и передачи документов на государственное хранение;
3.2.2. принимает документы, обработанные в соответствии с требованиями, установленными государственной архивной службой РФ, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством;
3.2.3. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве;
3.2.4. осуществляет выявление и учет особо ценных дел и документов;
3.2.5. организует использование документов:
информирует Министра и гражданских служащих Министерства о составе и содержании Архива документов о приватизации имущества Пензенской области, по поручению Министра осуществляет выявление документов;
выдает дела, документы или копии документов в целях служебного использования гражданскими служащими Министерства;
в соответствии с административным регламентом предоставления государственной услуги "Предоставление информации из архива документов о приватизации имущества Пензенской области", утвержденным Приказом Министерства государственного имущества Пензенской области от 12.12.2007 N 165, исполняет запросы физических и юридических лиц, имущество которых до момента приватизации относилось к объектам собственности Пензенской области либо физических лиц при оформлении наследства, а также запросы судов, правоохранительных органов, государственных органов и органов местного самоуправления об установлении состава приватизированного государственного имущества и другим вопросам социально-правового характера, выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
3.2.6. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение экспертной службы Министерства описи на дела, подлежащие хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
3.2.7. участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве в системе Министерства.