3.1. Рассмотрение письменных (электронных) обращений.
3.1.1. Прием, первичная обработка и регистрация обращений.
Прием, первичная обработка и регистрация обращений осуществляется отделом Главного управления, уполномоченным начальником Главного управления (далее - общий отдел). Регистрации подлежат обращения, адресатом которых является Главное управление и должностные лица Главного управления.
По просьбе обратившегося гражданина на копиях или вторых экземплярах принятых обращений ставится регистрационный входящий номер с указанием даты приема обращения. Обращения, направленные в Главное управление по электронной почте или на официальный сайт Главного управления, поступают в общий отдел в виде электронного документа и подлежат распечатке и рассмотрению как письменное обращение.
Первичная обработка включает в себя:
проверку правильности адресования корреспонденции;
чтение и аннотирование обращения;
определение направления обращения должностным лицам Главного управления;
подготовку проекта резолюции о рассмотрении обращения.
Регистрация обращений включает в себя заполнение регистрационной карточки с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".
3.1.2. Принятое, зарегистрированное и прошедшее первичную обработку обращение передается на рассмотрение уполномоченным должностным лицам в соответствии с распределением их обязанностей.
Максимальный срок приема, регистрации и выполнения первичной обработки обращений и их направления исполнителям составляет 3 рабочих дня с момента поступления обращения в Главное управление.
3.1.3. Уполномоченные должностные лица по результатам ознакомления с текстом обращения определяют соответствие подготовленного проекта резолюции поставленным в обращении вопросам, при необходимости дополняют и корректируют резолюцию.
Уполномоченные должностные лица поручают рассмотрение обращения руководителям структурных подразделений и (или) иным должностным лицам Главного управления (далее - исполнители).
3.1.4. Направление обращений исполнителям (с резолюцией уполномоченных должностных лиц) осуществляется специалистами общего отдела в 3-дневный срок со дня регистрации обращения.
3.1.5. Рассмотрение обращений исполнителями, подготовка ответов на обращения граждан исполнителями.
При рассмотрении обращений исполнители используют все предоставленные им полномочия в соответствии с должностными регламентами. В случае необходимости получения дополнительной информации исполнитель уточняет суть проблемы по телефону либо приглашает гражданина на личную беседу или осуществляет выезд на место. Гражданин уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем.
Ответы на обращения граждан подготавливаются в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, и подписываются уполномоченными должностными лицами.
3.1.6. Завершение рассмотрения обращений.
Решение о завершении рассмотрения обращений принимают уполномоченные должностные лица, поручившие исполнителям рассмотрение обращений, либо лица, исполняющие обязанности указанных уполномоченных лиц. Датой завершения рассмотрения обращения является дата регистрации ответа заявителю или дата регистрации письма о переадресации обращения в соответствующие органы, соответствующему должностному лицу, в компетенции которых находится рассмотрение обращения.
В случае, когда в компетенцию Главного управления не входит рассмотрение вопросов, поставленных в обращении, гражданину дается разъяснение, куда ему следует обратиться.
3.1.7. Направление ответа заявителю.
Ответ на обращение, поступившее в Главное управление, направляется в письменной форме по почтовому адресу либо по адресу электронной почты, указанному в обращении, за исключением случаев, предусмотренных частями 1, 4 статьи 11 Федерального закона N 59-ФЗ.
3.2. Организация личного приема граждан осуществляется специалистами, ответственными за делопроизводство, в комнате приема граждан.
Организация личного приема граждан в Главном управлении включает в себя:
предварительную запись граждан;
регистрацию обращений;
рассмотрение обращений на личном приеме;