176. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
177. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Правительство Иркутской области, исполнительный орган государственной власти Иркутской области, самостоятельное структурное подразделение аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области и созданных ими за определенный период времени.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. Учет копируемых и тиражируемых документов в Правительстве Иркутской области ведется отдельно по учетным данным отдела технического обеспечения канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
178. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются и (с нарастающим итогом) представляются в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера:
а) канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области - руководителю аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
б) службами делопроизводства исполнительных органов государственной власти Иркутской области - руководителям этих органов;
в) ответственными за делопроизводство самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области - руководителям этих подразделений;
г) сотрудниками секретариата руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области - первым заместителям Председателя Правительства Иркутской области, заместителям Губернатора Иркутской области, заместителям Председателя Правительства Иркутской области.