285. Архив хранит документы подразделений, а также упраздненных и реорганизованных структурных подразделений органа.
286. Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) через год после завершения их делопроизводством в подразделениях передаются в архив.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями подразделений и утвержденному руководителем подразделения, ответственного за делопроизводство.
287. Прием каждого дела производится сотрудником, ответственным за архив, в присутствии сотрудника подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.
В случае отсутствия в описи документов и дел, предусмотренных номенклатурой дел, одновременно представляется письменное объяснение руководителя подразделения о причинах неполноты состава документов.
Сотрудник, ответственный за архив, расписывается в приеме 2 экземпляров описей с указанием даты приема и количества принятых дел. Один экземпляр описей возвращается в подразделение, другой хранится в архиве.
288. В случае ликвидации или реорганизации подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
289. До передачи в государственный архив документы постоянного хранения в течение 10 лет находятся в архиве. Документы по личному составу хранятся в архиве 75 лет.