Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Утверждаемый документ должен быть подписан исполнителем документа (кроме проектов правовых актов).
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Губернатора
Иркутской области
Личная подпись
__________ И.О. Фамилия
дата
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа указом, постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа, например:
УТВЕРЖДЕНО
указом Губернатора Иркутской
области
от __________ N ____________
ПОЛОЖЕНИЕ О МИНИСТЕРСТВЕ...
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.