237. Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Иркутской области (далее - номенклатура дел) - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в исполнительном органе государственной власти Иркутской области (далее - орган), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
238. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
239. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда исполнительного органа государственной власти Иркутской области. Документальный фонд исполнительного органа государственной власти Иркутской области - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд исполнительного органа государственной власти Иркутской области составляют документы, созданные в исполнительном органе государственной власти Иркутской области и полученные им в результате взаимодействия с другими органами, организациями и гражданами.
240. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе, подразделениях органа, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в процессе деятельности органа, их виды, состав и содержание.
241. В органе составляются номенклатуры дел подразделений органа (далее в данном разделе - подразделения) (приложение 35 к Инструкции) и сводная номенклатура дел органа (приложение 36 к Инструкции).
242. Номенклатура дел подразделения составляется не позднее 1 октября сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с подразделением органа, отвечающим за делопроизводство, подписывается руководителем подразделения и представляется в подразделение органа, отвечающее за делопроизводство.
243. Вновь созданное подразделение органа в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в подразделение органа, отвечающее за делопроизводство.
244. Сводная номенклатура дел составляется подразделением органа, отвечающим за делопроизводство, на основе номенклатур дел подразделений при методической помощи областного государственного казенного учреждения "Государственный архив Иркутской области" (далее - государственный архив).
245. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем подразделения органа, отвечающего за делопроизводство, рассматривается экспертной комиссией органа, согласовывается экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК архивного агентства Иркутской области), утверждается правовым актом органа. Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПК архивного агентства Иркутской области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре органа.
246. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
247. Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в 5 экземплярах. Первый экземпляр помещается в дело подразделения органа, отвечающего за делопроизводство, как документ постоянного срока хранения. Второй экземпляр используется подразделением органа, отвечающим за делопроизводство, как рабочий экземпляр. Третий экземпляр находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве. Четвертый экземпляр передается в государственный архив. Пятый экземпляр - в структурные подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области. Рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел может вестись в подразделении органа, отвечающего за делопроизводство, в электронном виде.
248. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается в установленном порядке и вводится в действие с 1 января следующего года.
249. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа, в том числе образованных комиссий, советов и т.п.
250. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел подразделения, отвечающего за делопроизводство, последний - заголовки дел органов, действующих на общественных началах.
251. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе цифрового обозначения (кода) подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:
12-05, где 12 - цифровое обозначение (код) подразделения;
05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индексы сохраняются.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Распоряжения министерства по основной деятельности.
Не рекомендуется употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Иркутской области, иных государственных органов, организаций при наличии приложения к номенклатуре дел в виде списка сокращенных слов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, соглашения и т.д.);
название органа или подразделения (автор документа);
название органа (организации), которому будут адресованы или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент документа);