В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), инициалы располагаются перед фамилией и отделяются от нее пробелом, например:
Заместитель Председателя
Правительства Иркутской области Личная И.О. Фамилия
подпись
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, временно замещающее его должность, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия, например:
Временно замещающий
должность руководителя
архивного агентства Иркутской
области Личная подпись И.О. Фамилия
Заместитель министра финансов
Иркутской области Личная подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель Заместитель
Председателя Правительства Министра финансов
Иркутской области Российской Федерации
Личная подпись Личная подпись
__________________ И.О. Фамилия __________________ И.О. Фамилия
При подписании совместного документа первый лист оформляют на стандартном листе бумаги (не на бланке).
В документах, составленных комиссией (советом и т.п.), указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии (совете и т.п.) в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Секретарь комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии:
Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия