44. Служебные записки используются для доклада об исполнении поручений Губернатору Иркутской области, первым заместителям Председателя Правительства Иркутской области, заместителям Губернатора Иркутской области, заместителям Председателя Правительства Иркутской области, а также для информационного обмена между должностными лицами Правительства Иркутской области, исполнительными органами государственной власти Иркутской области, самостоятельными структурными подразделениями аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, их должностными лицами.
45. Для доклада Губернатору Иркутской области, первым заместителям Председателя Правительства Иркутской области, заместителям Губернатора Иркутской области, заместителям Председателя Правительства Иркутской области служебные записки оформляются на бумажном носителе. Информационный обмен между должностными лицами, исполнительными органами государственной власти Иркутской области, самостоятельными структурными подразделениями аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области может осуществляться в электронной форме.
46. Устанавливаются следующие обязательные реквизиты служебной записки:
а) адресат;
б) автор документа;
в) заголовок к тексту;
г) регистрационный номер (исходящий);
д) дата регистрации;
е) ссылка на регистрационный номер Правительства Иркутской области (коды классификационных групп - 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 20, 30,40, 50, 60, 70, 80, 90, 99, АР);
ж) дата регистрации документа в Правительстве Иркутской области, на номер которого ссылаются;
з) текст;
и) подпись.
47. Служебные записки готовятся в одном экземпляре на бланке установленного образца в соответствии с приложением 24 к Инструкции.
48. Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер.
Служебная записка информационного или отчетного характера (например, доклад об исполнении поручения) в случае большого объема может готовиться в виде сопроводительного письма с приложением, в котором излагается информация по существу вопроса. Приложение подписывается тем же должностным лицом, что и служебная записка.
Служебная записка инициативного характера может содержать просьбу (например, запрос с целью получения информации для исполнения документа), предложения.
Запрос готовится в адрес соисполнителей документа, иных должностных лиц Правительства Иркутской области, исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области). Текст запроса должен содержать следующую информацию: в какие сроки, кому и в каком виде должен быть направлен ответ.
49. Текст служебной записки, содержащей предложение, обычно состоит из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делаются выводы и предлагаются управленческие решения.
50. Служебная записка в адрес Губернатора Иркутской области готовится, как правило, объемом не более двух страниц.