252. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в органе формируются децентрализованно, то есть в подразделениях.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство в подразделениях.
Контроль за правильным формированием дел в органе осуществляет подразделение, ответственное за делопроизводство.
253. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру документа;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело не должно превышать 250 листов.
При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
254. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка "В дело N...", дата, подпись исполнителя или руководителя подразделения.
255. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Правовые акты Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области, аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области группируются в дела раздельно по видам, в хронологическом порядке за календарный год, с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации.
Все документы отчетного периода группируются в дела по видам контролируемых документов.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы совещательных органов группируются в два дела: протоколы и решения совещательных органов, документы к заседаниям совещательных органов.
Положения, правила, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу.
Правовые акты по личному составу формируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Правовые акты по отпускам и командировкам группируются в самостоятельные дела, отдельно от правовых актов по личному составу, по приему, увольнению, перемещению и т.д.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке, по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.