15. Основные понятия, используемые в Инструкции:
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Правительства Иркутской области и иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
входящая корреспонденция - это документы, поступающие Губернатору Иркутской области, иному лицу, замещающему государственную должность Иркутской области, в Правительство Иркутской области, иные исполнительные органы государственной власти Иркутской области (самостоятельные структурные подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области);
исходящая корреспонденция - это исходящие официальные документы, отправляемые из Правительства Иркутской области, иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированная форма документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
документальный фонд Правительства Иркутской области, иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов (или отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности Правительства Иркутской области и иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области;
формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.