257. Дела в органе подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформлением дела является подготовка дела к хранению. Оформление дела предусматривает комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивке или переплету дела, нумерации листов и оформлению листа-заверителя. Оформление дел производится сотрудниками подразделения, ответственного за делопроизводство, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ведомственного архива, а при необходимости и государственного архива, источником комплектования которого орган является.
258. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 37 к Инструкции);
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела (приложение 38 к Инструкции);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 39 к Инструкции);
подшивку или переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
259. На обложке дела указываются следующие реквизиты:
полное наименование исполнительного органа государственной власти Иркутской области, например:
Аппарат Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
наименование подразделения органа;
номер (индекс) дела по номенклатуре дел (он проставляется и на корешке дела);
заголовок дела;
дата дела (тома, части) (год или крайние даты начала и окончания дела);
срок хранения дела;
количество листов в деле;
архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела по описи).
Все эти данные, кроме двух последних пунктов, указываются на обложках при заведении дел.
На обложке дел постоянного хранения проставляется наименование государственного архива, в который дела будут передаваться.
260. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
261. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы документов нумеруются. Листы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты нумеруются: сначала конверт, а затем, очередным номером, каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплет, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
262. Лист-заверитель составляется на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной Инструкцией форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается составителем. Все последующие изменения в составе дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.