51. Исходящие письма в Правительстве Иркутской области, иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделениях аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области) оформляются на бланках установленного образца (приложения 12 - 20 к Инструкции).
52. Проекты исходящих писем за подписью Губернатора Иркутской области подлежат архивированию в электронном виде в соответствии с порядком, указанным в приложении 31 к Инструкции.
53. Заголовок к тексту письма включает в себя краткое содержание документа. В письмах за подписью Губернатора Иркутской области заголовок не указывается.
54. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам и разделяется на абзацы. Переносы слов и инициалов от фамилии, а также знака "N" от цифры (цифр) в тексте не допускаются. Не допускается также перенос цифр, месяца и года при словесно-цифровом способе проставления даты.
Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата.
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим представить", "направляем проект соглашения");
от первого лица единственного числа ("прошу решить", "считаю необходимым");
от третьего лица единственного числа ("Правительство Иркутской области просит решить вопрос", "министерство социального развития, опеки и попечительства Иркутской области направляет на рассмотрение").
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа, например: "прошу...", "направляю...".
Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемый господин Кудрявцев!
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:
Уважаемые коллеги!
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для его подготовки. Если письмо направляется в дополнение к ранее отправленному, то в нем следует указать номер и дату этого письма.
Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.
55. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
56. Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Если проект письма печатается на бланке должностного лица, то должность лица, его подписавшего, не указывается.
57. Исходящие письма подготавливаются в двух экземплярах.
Все согласования оформляются в виде виз на втором экземпляре документа, который остается в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи и даты, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), например:
Должность лица,
подписавшего документ Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Не допускается при визировании документа проставление только одной подписи.
58. Срок визирования проекта исходящего письма каждым должностным лицом не должен превышать 2 рабочих дней, следующих за днем получения проекта исходящего письма, а в случае необходимости подготовки отдельного заключения, анализа большого объема документов - не более 3 рабочих дней, следующих за днем получения проекта исходящего письма.