ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ И АРХИВИРОВАНИЯ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ ИСХОДЯЩИХ ПИСЕМ ЗА ПОДПИСЬЮ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Под архивированием в электронном виде исходящих писем за подписью Губернатора Иркутской области (далее - письма) подразумевается порядок подготовки, оформления, приема, хранения и использования электронных версий писем и приложений к ним.
2. Проекты исходящих писем за подписью Губернатора Иркутской области печатаются в одном экземпляре строго на шаблоне бланка письма, находящегося в корпоративной информационно-вычислительной сети (далее - КИВС) в каталоге \\dc\f\ARCHIV.ADM\#Titul\Шаблон письма Губернатора.doc.
Первый лист письма распечатывается на бланке письма в черно-белом изображении, который находится в КИВС в каталоге \\dc\f\ARCHIV.ADM\#Titul\Бланк письма Губернатора.doc.
3. После согласования исполнитель представляет проект письма, распечатанный на бланке в черно-белом изображении:
если это ответ на контрольный документ - в отдел контроля исполнения канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
если это ответ на неконтрольный документ - в отдел по работе со служебной корреспонденцией канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
если это инициативное письмо - в отдел по работе с правовыми актами канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
4. Сотрудник соответствующего отдела проверяет полноту представленных документов (наличие приложений, справок и других необходимых материалов), правильность их оформления и проставляет визу на листе согласования. Затем совместно с исполнителем формируется пакет документов на подпись Губернатору Иркутской области.
5. Сформированный пакет документов вместе с электронной версией проекта письма и приложений к нему представляется исполнителем в отдел технического обеспечения канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области (далее - отдел).
Электронные версии проектов писем представляются по КИВС (\dc\F\_For_All\Type) или по электронной почте (k.ivankina@govirk.ru, s.alaguyeva@aovirk.ru, m3341@govirk.ru).
6. Сотрудник отдела осуществляет проверку на соответствие электронной версии проекта письма бумажному носителю.
Если проверка на соответствие пройдена успешно, сотрудник отдела осуществляет копирование электронных версий проектов писем и приложений к ним в директорию "Проекты исходящих писем" и присваивает файлам соответствующие имена <*> с проставлением их в штампе о включении в электронную базу на оборотной стороне каждого листа письма и приложений к нему, а затем распечатывает текст на бланке письма, изготовленном типографским способом.
Если письмо содержит приложения, не имеющие электронных версий, они в случае необходимости сканируются сотрудником отдела.
Если электронная версия проекта письма не соответствует его тексту на бумажном носителе, то документ возвращается исполнителю для доработки.
7. Ответственность за соответствие электронной версии бумажному носителю несет исполнитель, подготовивший письмо. Об этом на листе согласования делается соответствующая запись: "Электронная версия письма и приложений к нему (если они имеются) соответствует бумажному носителю" с указанием должности, фамилии, инициалов, телефона, подписи лица, ответственного за его подготовку.
8. После внесения в электронную базу проект письма в двух экземплярах исполнителем передается на подписание Губернатору Иркутской области через канцелярию Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
9. После подписания и регистрации сотрудник канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области сохраняет текст письма и приложений к нему в директории "Письма за подписью Губернатора" с присвоением ему соответствующего имени <**>, а затем прикрепляет его к регистрационной карточке.
________________
<*> Имя файла в директории "Проекты исходящих писем" имеет следующую структуру. XPRG_MM_DD_NN, где:
XPRG - проект письма за подписью Губернатора (где X - это A или I или L);
MM_DD - месяц и число;
NN - порядковый номер в течение рабочего дня.
<**> Имя файла в директории "Письма за подписью Губернатора" имеет следующую структуру: XG_MM_DD_NN, где:
XG - письмо за подписью Губернатора (где X - это A или I или L);
MM_DD - месяц и число;
NN - порядковый номер в течение рабочего дня.