Датой документа является:
дата его подписания (правовые акты, письма);
дата события, зафиксированного в документе (акт);
дата заседания (протокол);
дата утверждения - для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет).
Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо сотрудником, осуществляющим его регистрацию, или непосредственным составителем при подготовке документа.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные двумя или более органами, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например:
25.09.2012, но 07.09.2012.
Также возможно оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (в основном в международной переписке), например:
2012.09.25.
При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например:
25 июля 2012 года, но 7 сентября 2012 года.
Даты правовых актов оформляются только словесно-цифровым способом.
При подготовке особо важных документов все элементы даты можно писать буквами.
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Если место для даты на документе не отмечено, дата проставляется ниже подписи.