266. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия органа, состав которой утверждается правовым актом органа.
267. Функции и права постоянно действующей экспертной комиссии органа, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым правовым актом органа.
268. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства. Результаты этой работы рассматриваются на заседаниях ЭПК архивного агентства Иркутской области.
269. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только по заголовкам дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПК архивного агентства Иркутской области.
Дела с отметкой "ЭПК" <1> подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭК" (далее - экспертная комиссия), содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по типовому перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел.
270. При проведении экспертизы ценности документов в подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел органа, подразделения, как "До минования надобности", "При условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.
271. По результатам экспертизы ценности документов ежегодно составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения 40, 41 к Инструкции), а также акты о выделении дел к уничтожению.
272. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.
Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа, которую готовит подразделение, ответственное за делопроизводство, и по которой оно сдает дела на государственное хранение.
Описи дел подразделений составляются по установленной форме (приложение 42 к Инструкции) и представляются в подразделение, ответственное за делопроизводство, не позднее чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве.
Описательная статья описи дел подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи, индекс дела (тома, части), заголовок дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части), срок хранения дела.
273. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - сквозной;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи, вслед за последней описательной статьей, делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
274. Опись дел подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), согласовывается с руководителем подразделения, ответственного за делопроизводство, и утверждается руководителем подразделения.
Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.
275. Сводная опись дел органа составляется по установленной Инструкцией форме в четырех экземплярах и представляется вместе с научно-справочным аппаратом к ней на рассмотрение ЭК органа, затем на согласование ЭПК архивного агентства Иркутской области.
276. К описям дел постоянного срока хранения должен составляться научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия к описям, титульные листы, указатели и др.).
На особо ценные дела создается страховой фонд, который затем поступает на государственное хранение.
277. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 43 к Инструкции) производится после составления сводной описи дел постоянного хранения за этот же период.
278. Сводная опись и акты рассматриваются на заседании постоянно действующей экспертной комиссии органа, подписываются ее председателем и членами, утверждаются руководителем органа.
279. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела временного срока хранения всего органа.
280. Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи на дела постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период времени будут утверждены ЭПК архивного агентства Иркутской области.