Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел об организационно-распорядительной деятельности органа, далее - плановые и отчетные документы, переписка и т.д.
Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
При составлении заголовков дел используются формулировки Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 номенклатуры дел указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре или согласованный с ЭПК архивного агентства Иркутской области.
В графе 5 номенклатуры дел "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с прошлого года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган (организацию) для продолжения и др.
Если в течение года в органе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
По окончании календарного года руководителем подразделения, отвечающего за делопроизводство, в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (томов).
Подразделение органа, отвечающее за делопроизводство, осуществляет контроль за внедрением номенклатуры дел в делопроизводство подразделений органа.