4.4.1. Подписанные исходящие письма регистрируются в службе делопроизводства в день подписания.
4.4.2. Как правило, исходящие письма подписываются в двух экземплярах. Первый экземпляр подлежит отправке, второй экземпляр остается в службе делопроизводства.
4.4.3. Регистрационный номер исходящего письма состоит из порядкового номера в пределах календарного года и может дополняться индексом структурного подразделения, номером дела по утвержденной на текущий год номенклатуре дел органа исполнительной власти и заглавной буквой "И".
Например: 220; 01/30-И303; И-356.
4.4.4. Документы, в которых отсутствует реквизит "Адресат" (договоры, соглашения и т.п.), представляются для отправки с сопроводительным письмом, содержащим сведения о количестве и виде отправляемых документов.
4.4.5. Исходящие документы для отправки передаются в службу делопроизводства:
в необходимом количестве экземпляров;
с указателем рассылки (при наличии более 4 адресатов);
с указанием почтовых адресов корреспондентов.
4.4.6. Сведения о реквизитах исходящего документа и его краткое содержание заносятся службой делопроизводства в регистрационно-контрольную форму (электронную карту) документа.