3.11.1. Служебные письма органов исполнительной власти готовятся:
как ответы о выполнении поручений Главы Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл;
как исполнение поручений Главы Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции соответствующих органов исполнительной власти;
как ответы на запросы юридических и физических лиц;
как инициативные письма.
3.11.2. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
3.11.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются в правом верхнем углу листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
3.11.4. Датой письма является дата его подписания.
Служебные письма подписываются руководителем органа исполнительной власти (заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей, установленным приказом органа исполнительной власти).
Письма, содержащие обязательства финансового характера, заверяются печатью органа исполнительной власти.
Образцы прилагаются.