5.4.1. Архив органа исполнительной власти обеспечивает хранение документов Архивного фонда Республики Марий Эл и документов временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение.
Подготовка документов к передаче на хранение включает работу службы делопроизводства по систематизации документов, проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению.
5.4.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия органа исполнительной власти (далее - ЭК).
Функции и права ЭК, организация ее работы определяются положением о ней, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством государственного казенного учреждения "Республиканская служба формирования Архивного фонда Республики Марий Эл".
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
5.4.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Опись дел - архивный справочник, являющийся систематизированным перечнем заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией, является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приложения N 7 и 8).
В структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством службы делопроизводства.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, утверждаемой руководителем.