4.6.1. Использование электронной подписи для обмена документами между органами исполнительной власти осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи, нормативными правовыми актами Республики Марий Эл о системе межведомственного документационного обеспечения и Соглашениями участников.
4.6.2. Система электронного документооборота в органе исполнительной власти (далее - СЭД) - организационно-техническая система, представляющая собой совокупность программного, информационного и аппаратного обеспечения, реализующая обмен документами между участниками.
4.6.3. Для подписания электронных документов в СЭД применяется квалифицированная электронная подпись.
4.6.4. Электронный документ СЭД - документ, представленный в электронной форме, заверенный электронной подписью уполномоченного лица и предназначенный для использования участниками СЭД.
4.6.5. Электронный документ, подписанный электронной подписью, признается участниками СЭД равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и (или) заверенному печатью, в случаях, если законодательством не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
4.6.6. Заверение электронной подписью электронного документа СЭД осуществляется лицом, в установленном порядке уполномоченным руководителем органа исполнительной власти на использование электронной подписи (далее - уполномоченное лицо).
4.6.7. Формирование, подготовка, хранение электронного документа СЭД, его заверение электронной подписью, проверка подлинности должны производиться на рабочих местах уполномоченных лиц участников СЭД, оборудованных необходимыми программно-техническими средствами, в том числе средствами электронной подписи.
4.6.8. Учет электронных документов СЭД осуществляется путем их регистрации в электронных журналах учета. Программные средства ведения электронных журналов учета являются составной частью программного обеспечения, используемого для организации электронного документооборота.
4.6.9. Подготовка и оформление электронного документа осуществляются в соответствии с требованиями, установленными для подготовки документов на бумажном носителе.
4.6.10. Распечатка бумажной копии электронного документа СЭД должна содержать в нижнем колонтитуле реквизиты, указывающие имя файла документа, фамилию создателя документа, дату и время проставления электронной подписи создателем, подпись уполномоченного лица, являющегося получателем электронного документа.
Бумажные копии электронных документов СЭД, поступивших в орган исполнительной власти, подлежат регистрации в установленном порядке.
4.6.11. Электронные документы СЭД хранятся в электронных архивах в том же формате, в котором были созданы, отправлены или получены, в течение сроков, установленных для хранения аналогичных документов на бумажных носителях.
Хранение электронных документов СЭД должно сопровождаться хранением соответствующего программного обеспечения для работы с электронными журналами и проверки электронных подписей хранимых документов.
Обязанности по хранению электронных документов СЭД возлагаются на уполномоченных лиц.