5.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в органе исполнительной власти формируются децентрализованно, в структурных подразделениях, в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо:
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
помещать в дело не более 250 листов.
Если объем дела превышает 250 листов, формируются отдельные тома.
Документы в деле, как правило, располагаются в хронологической последовательности.
5.2.2. Оформление дела - комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
составление листа-заверителя дела (приложение N 4);