5.3.1. Дела со дня их формирования и до передачи в архив хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы согласно номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив органа исполнительной власти.
5.3.2. Должностные лица органа исполнительной власти допускаются к работе с архивными делами и документами, находящимися на хранении в архиве, в целях исполнения своих служебных обязанностей.
Архивные дела и документы предоставляются должностным лицам органа исполнительной власти для работы в помещении архива или во временное пользование на рабочем месте под роспись.
Запрещается изъятие документов из дел и их передача сотрудникам других организаций.
5.3.3. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
5.3.4. Должностные лица органа исполнительной власти несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов, использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством.
5.3.5. Служба делопроизводства предоставляет с разрешения руководителя органа исполнительной власти по письменным запросам организаций и граждан копии находящихся на хранении нормативных правовых актов и иных архивных документов, выписки из них, в том числе заверенные в установленном порядке подписью должностного лица службы делопроизводства с удостоверением их подлинности печатью установленного образца, а также архивные справки, составленные на основании указанных документов.
5.3.6. Выдача дел из архива структурным подразделениям производится с разрешения начальника службы делопроизводства. Выдача дел для работы осуществляется под роспись. Дела выдаются во временное пользование в структурные подразделения на срок не более одного месяца.
5.3.7. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.