5.5.1. В архив органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по описям дел.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через год и не позже чем через три года после завершения их использования в структурном подразделении.
5.5.2. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному службой делопроизводства, согласованному с руководителями структурных подразделений.
5.5.3. В период подготовки структурным подразделением дел к передаче в архив службой делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
5.5.4. Прием каждого дела производится в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись лица, ответственного за архив.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись дел.
5.5.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ответственный за ведение делопроизводства в период проведения ликвидационных мероприятий систематизирует документы, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел в соответствии с номенклатурой дел.
После истечения предельного срока ведомственного хранения, установленного Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", документы подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственное казенное учреждение "Государственный архив Республики Марий Эл".