5.1.1. Орган исполнительной власти формирует свой документальный фонд из документов, образующихся в процессе деятельности подразделений.
5.1.2. Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на государственное хранение.
5.1.3. Номенклатура дел составляется на основании Положения об органе исполнительной власти, положений о структурных подразделениях, штатного расписания, номенклатуры за предыдущий год и Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - Перечень).
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.1.4. В органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел (приложения N 2 и 3).
5.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год разрабатывается в IV квартале текущего года, согласовывается со службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства.
5.1.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти составляется службой делопроизводства на основании номенклатуры дел структурных подразделений, подписывается руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем органа исполнительной власти и согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Министерства.
(в ред. постановления Правительства Республики Марий Эл от 08.05.2015 N 263)
5.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января календарного года.
В случае отсутствия функциональных или структурных изменений утвержденная на очередной год руководителем органа исполнительной власти номенклатура дел согласовывается с ЭПК Министерства не реже одного раза в пять лет.
(в ред. постановления Правительства Республики Марий Эл от 08.05.2015 N 263)
5.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах:
для постоянного хранения в архиве органа исполнительной власти;
для использования в службе делопроизводства;