ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 10 сентября 2012 года N 339
Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл
(с изменениями на 12 апреля 2018 года)
(в ред. постановлений Правительства Республики Марий Эл от 08.05.2015 N 263, от 29.12.2016 N 602, от 12.04.2018 N 168)
В целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности в органах исполнительной власти Республики Марий Эл Правительство Республики Марий Эл постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл (далее - Типовая инструкция).
2. Органам исполнительной власти Республики Марий Эл обеспечить разработку на основе Типовой инструкции инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл и в подведомственных учреждениях и предприятиях.
(п. 2 в ред. постановления Правительства Республики Марий Эл от 08.05.2015 N 263)
3. Признать утратившими силу:
постановление Правительства Республики Марий Эл от 20 января 2004 г. N 18 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл" (Собрание законодательства Республики Марий Эл, 2004, N 2, ст. 54), кроме пункта 4;
пункт "а" постановления Правительства Республики Марий Эл от 30 апреля 2010 г. N 113 "О внесении изменений в отдельные постановления Правительства Республики Марий Эл" (Собрание законодательства Республики Марий Эл, 2010, N 5, ст. 276).
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на министра культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл.
(п. 4 в ред. постановления Правительства Республики Марий Эл от 12.04.2018 N 168)
Председатель Правительства
Республики Марий Эл
Л.МАРКЕЛОВ
Утверждена
постановлением
Правительства
Республики Марий Эл
от 10 сентября 2012 г. N 339
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ
(в ред. постановлений Правительства Республики Марий Эл от 08.05.2015 N 263, от 29.12.2016 N 602)
I. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл (далее - Типовая инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", и Госстандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", требованиями законодательства Республики Марий Эл к подготовке и оформлению нормативных правовых актов Республики Марий Эл.
1.2. Типовая инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности органов исполнительной власти Республики Марий Эл (далее - органы исполнительной власти).
1.3. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.
Системы электронного документооборота (далее - СЭД), применяемые в органах исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований настоящей Типовой инструкции.
1.4. Положения Типовой инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами, утверждаемыми органом исполнительной власти.
1.5. Требования Типовой инструкции к работе с бухгалтерской документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. Организацию и ведение делопроизводства на основе единой политики, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органе исполнительной власти осуществляет структурное подразделение органа исполнительной власти либо должностные лица, на которые возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти (далее - служба делопроизводства).
1.7. Орган исполнительной власти на основе Типовой инструкции разрабатывает и утверждает Инструкцию по делопроизводству в органе исполнительной власти (далее - Инструкция).
Проект Инструкции подлежит обязательному согласованию с Министерством культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл (далее - Министерство).
(в ред. постановления Правительства Республики Марий Эл от 08.05.2015 N 263)
II. Основные понятия
2.1. В настоящей Типовой инструкции используются следующие основные понятия:
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти Республики Марий Эл;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти Республики Марий Эл;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Республики Марий Эл;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти Республики Марий Эл, с указанием сроков их хранения;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
III. Создание и оформление документов в органе исполнительной власти
3.1. Общие требования к оформлению документов
3.1.1. Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).
3.1.2. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) (далее - листы формата А4), А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.1.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь следующие размеры полей:
левое - 35 мм;
правое - 20 мм;
верхнее - не менее 25 мм;
нижнее - не менее 20 мм;
абзацный отступ - 1,25 см.
3.1.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman (Cyr) размером N 14 через 1 межстрочный интервал.
В случае размещения текста документа на одной странице может быть применен размер шрифта N 13 или 13,5. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания может использоваться полужирное начертание.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами в правом углу верхнего поля документа без знаков препинания.
Страницы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второй. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.
3.1.5. Документы, издаваемые органом исполнительной власти совместно с другими органами исполнительной власти, оформляются на листах формата А4.
Данные о наименовании органа исполнительной власти включаются в наименования должностей лиц, подписавших документ.
3.1.6. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и т.д.), а также переписка между структурными подразделениями оформляются на листах формата А4.
