1. Документы, создаваемые для доклада Губернатору Ростовской области, печатаются с использованием шрифта Times New Roman размером N 16, объем информации должен быть изложен на 1 странице (в исключительных случаях - на 2).
Для выделения части текста документа, наименования, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, прописные буквы, полужирное начертание, курсив, подчеркивание и т.д.
2. Содержание документа должно быть предельно ясным и иметь краткую исчерпывающую информацию по существу вопроса.
При оформлении документа в тексте необходимо указывать реквизиты поручения текущего и, при необходимости уточнения, первоначального (номер, дата), применять полужирное начертание для формулировки поручения Губернатора Ростовской области, ключевых и важных сведений, а также выводов (сути, предложений).
3. На вопросы, поставленные в поручениях Губернатора Ростовской области, должны быть даны исчерпывающие ответы, с конкретными предложениями.
4. К документу о выполнении поручения Губернатора Ростовской области в обязательном порядке прилагаются:
первичный документ (в случае необходимости - переписка);
резолюция Губернатора Ростовской области;
ответ заявителю (в случае необходимости).
Других документов в подборке быть не должно.
Документ, подготовленный в электронном виде, должен быть оформлен одним файлом, содержать "связку" с первичным документом (либо перечнем поручений) и всеми направленными ранее в адрес Губернатора Ростовской области письмами по его исполнению. Документ должен быть согласован (завизирован) со всеми должностными лицами, определенными поручением (резолюцией) Губернатора Ростовской области, курирующими соответствующее направление, а также контрольным управлением.
5. В случае утери документа с резолюцией Губернатора Ростовской области ответственность несет исполнитель согласно должностному регламенту.
6. Письма на имя Губернатора Ростовской области, затрагивающие отраслевые вопросы, подписываются только руководителем соответствующего органа исполнительной власти Ростовской области, визируются первым заместителем Губернатора Ростовской области, заместителем Губернатора Ростовской области, курирующим вопрос, а также заместителем Губернатора Ростовской области - министром финансов, в случае если решение вопроса требует финансового обеспечения.
7. Письма, подписанные главой администрации городского округа или муниципального района, визируются или оформляются особым мнением соответствующим отраслевым министром и куратором органа исполнительной власти Ростовской области (первый заместитель Губернатора Ростовской области, заместитель Губернатора Ростовской области), затем докладываются Губернатору Ростовской области.
8. Обязательно докладываются только письма по жизненно важным и особо значимым для Ростовской области вопросам.
9. При выполнении поручений Губернатора Ростовской области на письмах руководителей федеральных органов власти поручения дают первые заместители Губернатора Ростовской области, заместители Губернатора Ростовской области и министры Ростовской области.
На основании резолюции Губернатора Ростовской области на вышеуказанных документах первым заместителем Губернатора Ростовской области, заместителем Губернатора Ростовской области, министром Ростовской области проводится совещание с оформлением протокола, в котором указываются поручения, сроки их исполнения и ответственные за исполнение.
Доклад о выполнении поручения за подписью ответственного первого заместителя Губернатора Ростовской области или заместителя Губернатора Ростовской области (министра Ростовской области) передается в контрольное управление.
10. Отдельные документы (объемом более 2 страниц), за исключением справочных материалов, докладываются по согласованию с помощником Губернатора Ростовской области.
11. Первые заместители Губернатора Ростовской области, заместители Губернатора Ростовской области и руководители государственных органов Ростовской области в пределах предоставленных полномочий по курируемым направлениям (далее - должностное лицо, являющееся инициатором письма) направляют проекты инициативных писем (в электронном виде и на бумажном носителе) для передачи на подпись Губернатору Ростовской области.
В "связке" к электронному проекту инициативного письма, завизированному должностным лицом, являющимся инициатором письма, прилагается сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо должно содержать цель обращения, юридическое обоснование, суть вопроса, включая информацию о предыдущих обращениях и принятых по ним мерах.
Должностные лица, являющиеся инициаторами писем:
осуществляют мониторинг их прохождения;
информируют об этапах и результатах их рассмотрения контрольное управление.
Контрольное управление ведет реестр инициативных писем и представляет сводную информацию о ходе и результатах их рассмотрения Губернатору Ростовской области.
12. Материалы по проведению визитов в Ростовскую область, торжественных мероприятий, рабочих поездок и совещаний с участием Губернатора Ростовской области представляются ответственным исполнителем в протокол Губернатора Ростовской области за 5 рабочих дней до утвержденной даты проведения мероприятия с визой курирующего заместителя Губернатора Ростовской области, в том числе первого и (или) отраслевого министра.
Материалы к заседанию советов и комиссий, возглавляемых Губернатором Ростовской области, докладываются не позднее 5 рабочих дней до дня проведения соответствующего заседания.
Для проведения мероприятия, о дате проведения которого стало известно менее чем за 5 рабочих дней, материалы передаются в протокол Губернатора Ростовской области в срок не позднее 2 суток до утвержденной даты проведения мероприятия.